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# Academia

La Academia son las clases de la temporada: los alumnos, sus grupos, la asistencia y los bonos de clases.

Tiene cuatro pestañas: **Students**, **Groups**, **Attendance** y **Packs**.

## Students: los alumnos

La lista de todos los alumnos con su grupo, su horario, su plan, su estado de pago y su asistencia del mes.

![La lista de alumnos](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-7d7f90b1e1c9af8a43bf7bd34aed764d0bfcb6bf%2Facademy-students.png?alt=media)

**Filtros**: sede (**Any location**), entrenador (**Any coach**), deporte (**Any sport**), grupo (**Any group**), estado de pago (**Any payment status**) y buscador. Con **By person / By family** agrupas a los hermanos.

Debajo del nombre salen los avisos, por ejemplo **Terms not accepted** si la familia aún no ha aceptado las condiciones.

### Estado de pago

| Estado                 | Qué significa                                         |
| ---------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Not billed yet**     | Aún no se le ha cobrado nada este mes.                |
| **Validated · unpaid** | La plaza está validada pero todavía no ha pagado.     |
| **Owes**               | Tiene cuotas pendientes, todavía dentro de plazo.     |
| **Overdue**            | Debe y han pasado más de 7 días desde el vencimiento. |
| **Up to date**         | Al día.                                               |
| **Left**               | Ha dejado la Academia.                                |

### Ficha del alumno

Pulsa un alumno para abrir su ficha:

![La ficha de un alumno](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-62472436fd461868eed015d460e6d580d0acac3a%2Facademy-student.png?alt=media)

* **Academy plan**: el plan contratado, la cuota, las horas y desde cuándo.
* **Groups**: sus grupos. **+ Add to groups** lo añade a otro grupo.
* **Payment links** y el acceso a la cuenta de la familia en Pagos. Desde aquí también puedes **Record payment** y **Validate place**.
* **How they found us**.
* **End Academy plan…**: lo da de baja hoy. No se le cobran más cuotas a partir del mes siguiente.
* **Delete student**: lo manda a la Papelera, desde donde se puede recuperar.

{% hint style="warning" %}
Si las horas de sus grupos suman más de lo que cubre su plan, el CRM avisa. Quita un grupo o pon una cuota acordada.
{% endhint %}

## Inscribir un alumno

1. Pulsa **Enrol student**.
2. Rellena la familia (**Family**): nombre, apellidos, teléfono, correo, idioma de la familia y si acepta correos de marketing.
3. Rellena el alumno (**Student**): nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nivel, colegio, notas médicas, alergias y permiso de fotos y vídeos. Con **+ Add another student** añades hermanos. Si el alumno ya existe, búscalo en vez de escribirlo otra vez.
4. Elige **How they pay**: **Monthly plan** (cuota mensual según las horas por semana), **Pays per class** o un bono.
5. Elige los grupos. Si el que quieres no existe, créalo con **+ New class** sin salir del formulario.
6. Si hay un precio pactado fuera de la lista, marca **Agreed fee outside the price list** y escribe por qué.
7. Indica el origen, la fecha de inicio y una nota para el equipo si hace falta. Pulsa **Enrol**.

![Inscribir un alumno](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-57daad2aa042c4f8859f821f24d3404f70cbecaa%2Facademy-enrol.png?alt=media)

{% hint style="info" %}
Si la familia ya existe (por correo o teléfono), el alumno se añade a esa familia y los hermanos quedan juntos. Lo que dejes en blanco lo completa la familia desde su cuenta: le llega un enlace para aceptar las condiciones de la Academia y la declaración del tutor.
{% endhint %}

Si un precio no aparece en la lista de precios, Dirección tiene que añadirlo en **Finanzas › Rates**.

## Groups: los grupos

Cada tarjeta es un grupo de clase recurrente: el día, la hora, el entrenador, la pista y la ocupación.

![Los grupos](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-1193808f207e4f446a7686610ef3ad47823b2e3c%2Facademy-groups.png?alt=media)

* **New class** crea un grupo: nombre corto (por ejemplo "Kids 6-7"), tipo, día, hora, entrenador, sede, plazas, mínimo de alumnos, precio y fechas de inicio y fin. Sus sesiones de toda la temporada aparecen enseguida en el Calendario.

  ![Crear un grupo](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-0c46d4ce9a2371ef1cc365fcb0c542e44a895bce%2Facademy-new-group.png?alt=media)
* Al pulsar un grupo ves sus alumnos, cuántos hay frente al mínimo y cómo va la temporada (sesiones dadas, alumnos por sesión, asistencia, neto por sesión). Ahí están:

  * **Edit class**: cambia el día, la hora, el entrenador, la pista o el nivel de todas las sesiones futuras.
  * **View sessions**: abre sus sesiones en el Calendario.
  * **Generate sessions**: crea las sesiones que falten desde hoy hasta la fecha de fin del grupo.
  * **Archive class**: lo archiva. Deja de salir en el Calendario.
  * **+ Add student**: añade un alumno de la Academia que ya existe. Si aún no es alumno, **Not an Academy student yet? Enrol them**.

  ![La página de un grupo](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-402d99f419f743636ab04d770359204bc0b05c2d%2Facademy-group.png?alt=media)

### Días de cierre (Season closures)

Al final de la pestaña Groups están los días sin clases de Academia: festivos, vacaciones o cierres del hotel.

![Días de cierre](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-d4237a7da5f07b6025553c1c724dc9015e2e6503%2Facademy-closures.png?alt=media)

* En esos días nunca se generan sesiones nuevas.
* **Give credits** cancela las sesiones de esos días y da un crédito de recuperación a cada alumno de grupo. Se puede repetir sin miedo: no duplica créditos.

## Attendance: pasar lista

1. Elige el día con las flechas o con el calendario (**Hoy** vuelve a hoy).
2. Abre la sesión y marca quién ha venido.
3. Si un alumno falta por enfermedad o lesión, márcalo: recibe un crédito de recuperación.
4. Para añadir a alguien que viene a recuperar una clase, usa **Add a student with a make-up credit…**.

![Las sesiones del día](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-190f7401ee88a6ebb071fcb18a1df85ac99444f3%2Facademy-attendance.png?alt=media)

![Pasar lista en una sesión](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-fa5d08d8dbfe5a38895483fe0427fe52bad3a0b1%2Facademy-attendance-session.png?alt=media)

### Recuperaciones

Una clase perdida da derecho a recuperarla en estos casos:

* Lluvia o cancelación del club.
* Ausencia justificada.
* Cierre por exclusividad del hotel.

La recuperación se puede hacer en cualquier grupo del mismo deporte, nivel, edad y franja horaria que tenga plaza, durante **12 meses** desde la clase perdida.

## Packs: bonos de clases

Bonos como "10 clases particulares": tipo de clase, número de clases, precio y validez.

![Los bonos de clases](https://788297973-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F4LZ3z6a1fqWpA4dQ6JkX%2Fuploads%2Fgit-blob-6d841ded428f51ae9713f69bf0d661a8a834f9c8%2Facademy-packs.png?alt=media)

* Solo Dirección crea y cambia los bonos.
* Para vender un bono a una familia, usa **Sell a class pass** desde su cuenta en Pagos.


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